Compras eletrônicas em óleo e gás

As empresas de óleo e gás projetam comprar em bens e serviços nos próximos anos mais de U$ 30 bilhões em investimentos e U$ 20 bilhões em operações. Estima-se que haverá mais de 200 mil acessos ao mercado fornecedor anualmente, conforme simulações feitas a partir de apresentações dos planos estratégicos de empresas e do IBP.

Todos os tipos de compras de bens e serviços requerem documentação, desde requisições internas, especificações, desenhos, correspondência, propostas, planilhas, contratos, aditivos, revisões, documentos de pagamentos, etc. Estimando-se que cada processo de compra ou contratação utilize, em média, 200 gramas de papel (40 folhas), considerando o ciclo desde a requisição até o pagamento, isso totalizaria 40 toneladas de papel por ano (200 mil processos, com 200 gramas cada).

O portal de compras da Petrobras (http://www.petronect.com.br) contém a seguinte informação: Uma tonelada de papel novo precisa de 55 eucaliptos, 100 mil litros de água e 5 mil kWh de energia. Com relação ao gás carbônico, seriam produzidos 400 kg de CO₂ para produzir uma tonelada de papel, e deixariam de ser absorvidos 440 kg de CO2 na fotossíntese dessas árvores.

Portanto, se todas as empresas de petróleo no Brasil utilizassem portais eletrônicos em sua plenitude, estariam economizando por ano 2.200 eucaliptos, 4 milhões de litros de água e 200.000 kWh de energia. Obviamente deve ser descontado o consumo do uso da eletrônica, bem como seus problemas de rejeitos e passivos, que requerem tratamento.

Apesar de sua enorme importância, contudo, não são apenas os aspectos ambientais que têm relevância. A guarda, a segurança, a velocidade e a precisão da busca de informação em um processo são muito distintos em meio eletrônico e em meio físico. Em papel, os documentos geram demandas de espaço e movimentação significativas. Como é necessário guardá-los por vários anos, por orientações legais, armazenar papel de forma organizada requer áreas físicas enormes, um processo de gestão razoavelmente custoso.

Um portal de compras, em sua essência, é um sistema informatizado que possui, de um lado, compradores e usuários de uma operadora, e de outro, o mercado fornecedor, disposto a fazer propostas e assinar contratos de materiais ou serviços. Um quer comprar, o outro quer vender. Intermediando essa comunicação está o portal.

Há portais exclusivos, de uma única empresa, e há sistemas multiclientes, nos quais mais de um operador tem acesso a um sistema contratado com as funcionalidades de portal, mantendo seus dados preservados.

Os portais podem oferecer diversas modalidades de contratação. Compras pelo menor preço, técnica e preço, análise de mercado, leilões reversos e diretos, compras dirigidas, compras colaborativas, diligenciamento de fabricação, acompanhamento de entrega, etc. Os portais podem se adaptar para seguir legislações específicas, como a Lei 8.666 ou o Decreto 2.745, ou regras de negócios específicas de empresas estrangeiras ou nacionais. Eles também podem abrigar cadastros de fornecedores, separando provedores por categorias de materiais e serviços. E permitem o uso de estratégias de compras, negociações, comunicações padronizadas, induzindo melhora de preço, prazo e controle das aquisições.

Há diversos portais no Brasil que permitem compras e contratações, cada um com diferentes operações (compras diretas, leilões, licitações, etc.): Comprasnet, Licitações-E, GXS, Mercado Eletrônico, Nexxera, Paradigma, Quadrem, Superbid, Superbuy, Webb e Petronect, entre outros.

Imagine-se hoje fazendo sua declaração de imposto de renda em papel. Impossível, não? Então, um dia será assim para compras e contratos.

Este é um tema atrativo para gestores com visão de longo prazo que desejam diminuir custos, incrementar a segurança da informação, aumentar a velocidade dos processos, reduzir espaços físicos e buscar eficiência operacional. E, claro, plantar mais árvores.

A coluna de Armando Cavanha Filho é publicada a cada dois meses
E-mail: cavanha@yahoo.com